TNT Design, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, er dette spesifisert under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på nettsiden

Webansvarlig har det daglige ansvaret for TNT Designs behandling av personopplysninger på TNT Design.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for dem som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel ved å melde seg opp til å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

TNT Design er databehandler, og står for utvikling og vedlikehold av nettstedet. WP Engine er vår driftsleverandør for TNT Design.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun TNT Design og WP Engine som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom TNT Design og WP Engine regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

TNT Design samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på TNT Design.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på TNT Design.no, et gratis analyseverktøy som Skatteetaten, Lånekassen og svært mange andre offentlige og private virksomheter benytter på sine nettsider. Dette, og lignende analyseverktøy, samler inn blant annet IP-adresser som gir informasjon om de besøkendes adferd på nettstedene. Formålet med bruken av analyseverktøyet er å få kunnskap om de besøkendes behov, slik at nettstedet kan gjøres så brukertilpasset og velfungerende som mulig.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. TNT Design har i en databehandleravtale med Google bestemt at den siste oktetten i brukerens IP-adresse blir angitt til null mens den er i minnet. IP-adressen 12.214.31.144 blir for eksempel endret til 12.214.31.0. (Hvis IP-adressen er en IPv6-adresse, blir de 80 siste av de 128 bitene angitt til null.) Først etter denne anonymiseringsprosessen blir forespørselen registrert for behandling. Den fullstendige IP-adressen blir ikke registrert på noe tidspunkt ettersom all anonymisering skjer i minnet nesten umiddelbart etter at forespørselen er mottatt. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster inn en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Følgende informasjonskapsler brukes på TNT Design.no:

• Google Analytics bruker et sett med informasjonskapsler for å samle informasjon og rapportere statistikk om bruk av nettstedet, uten at enkelte besøkende identifiseres for Google. Hovedinformasjonskapselen som brukes av Google Analytics heter «__ga».

Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra TNT Design til andre aktører.

Slik administrerer du informasjonskapsler (nettvett.no)

E-post og telefon

TNT Design benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter personopplysningslov og forvaltningslov. Daglig leder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger knyttet til e-posten eller telefonsamtalen som mottas. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se «Saksbehandling og arkiv»).

TNT Designs medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres, bortsett fra at telefonsamtalen blir liggende i medarbeiderens liste på telefonen. Telefonsamtaler til vår veiledningstjeneste telles i anonym form.

Opplysninger om ansatte

TNT Design behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og administrasjon som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på tilsynets nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i TNT Designs postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i cirka ett år før de makuleres. Det er daglig leder som er ansvarlig for dette.

Unntak:

• Alle stillingssøknader på avdelingsdirektørnivå bevares.
• Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. TNT Design har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av TNT Designs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger TNT Design ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Vennligst benytt kontaktinformasjonen nedenfor til slike forespørsler. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

E-post: tobias@tntdesign.no
Telefon: +47 948 73 731
Org. nr 925 436 135
www.tntdesign.no

Sist endret: 04/05-2023